Las oficinas de proyectos (Gestión de Proyectos) o, Project Management Office, pueden lucir diferentes convenciones a nivel global, en dependencia de su orientación operacional o estratégica y su tipo de contenido y procesos, los cuales van a determinar sus características.

La implementación, el desarrollo, el mantenimiento y el crecimiento en la práctica de las herramientas administrativas de una empresa son factores que se apoyan en la mayoría de las ocasiones en una entidad organizacional conocida como la Oficina de Proyectos.

Entre los tipos de oficinas de proyectos más comunes tenemos:

• Project Support Office:

Este departamento viene contextualizado por la unificación de dos empresas, y en este caso específico está vinculada a la creación de un proyecto estratégico que logre la. fusión de las empresas. Para lograr so este proyecto, comprende la integración de procesos, sistemas y personal.

• Portfolio Management Office:

Esta es la oficina de gestión de proyectos más estratégica, pues este tipo de oficina alcanza la priorización y el alineamiento con la estrategia.

• Programme Management Office:

La fusión de distintos tipos de oficina es muy común en la actualidad. Este tipo de oficina se caracteriza por su nivel intermedio entre los dos tipos de oficinas de gestión de proyectos anteriores.

Factores fundamentales para el buen funcionamiento de oficinas de proyectos:

Los profesionales consideran que existen unos factores que deben ser implementados, las oficinas de proyectos puede tener éxito y se logrará el desempeño óptimo, y estos elementos son los siguientes:

1. Visión de futuro

La mejor manera de llevar e impulsar proyectos es teniendo metas y visualizándose cada vez en una mejor etapa. Es necesario que el equipo que opere allí pueda entender que esta gestión aporta control y la visibilidad sobre todas las inversiones de las instituciones u organizaciones.

2. Creación de un marco normativo

Es necesario por el lugar en el que nos encontramos que podamos llegar a un acuerdo en el que se contemple un marco normativo, en la implementación de las oficinas es fundamental como una formula con la que se puede reactivar las inversiones públicas.

3. Plan de implementación de PMOs

Es fundamental que en estos grupos de trabajo puedan crearse e implementarse planes de PMOs y a su vez una ruta en las que se pueda determinar por medio de un debate una o dos empresas que funcionaran como piloto.

4. Cambio en la organización

El cambio que necesitamos en la oficina requiere de un proceso de estructura totalmente nuevo por todos los elementos y procesos que están involucrados, se recomienda que las empresas siempre estén seguras que podrán procesar los cambios y acoplarse a todo lo que deban cambiar para lograr el buen funcionamiento no solo personal sino laboral.

5. Liderazgo

Es importante que los profesionales sepan conectar con sus compañeros y tengan una actitud correcta y equilibrada en caso de tener bajo su supervisión algún grupo. Debe comprender que dependiendo de la forma en la que pueda conectar con lo demás podrá manejar cualquier situación.

Últimamente han incrementado las exigencias en las organizaciones a cargo de una gestión de proyectos.

La necesidad de un departamento o equipo que concrete y ampare los esquemas de procesos y tecnologías, generalmente relacionados con la gestión de proyectos, dentro de una organización, es cada vez más grande debido a la alta demanda de respuestas rápidas y eficaces.

La verdad es que hoy en día se requieren cada vez más resultados en menor tiempo, con costos reducidos pero que mantengan la calidad del servicio. Es por eso que las organizaciones, con el objetivo de mejorar la ejecución de sus proyectos, han empezado a constituir sus Oficinas de Proyectos (PMO).

En Perú, son numerosas las empresas que recurren al uso de oficinas de proyectos puesto que son inmediatos los beneficios generados por estas, especialmente en el sector financiero y de telecomunicaciones del país.

Debido a esto, actualmente se encuentra establecida una metodología para implementar oficinas de proyectos, según las exigencias y detalles y de acuerdo al tipo de PMO que se desea lograr. Esta metodología consta de 5 fases elementales:

• Formatos Estándares: aunque los propósitos sean diferentes de acuerdo al oficio, preexisten lineamientos básicos que deben aplicarse, como la estructura de cronograma de trabajo, el acta de constitución, el plan de gestión del proyecto (alcance, tiempos, costos, calidad, riesgos, comunicaciones, entre otros), entre otros.
• Entrenamiento: se debe construir un esquema previo de capacitación que se irá desarrollando de acuerdo al nivel de madurez de la organización.
• Seguimiento: asegurar el desempeño de los estándares y las metodologías propuestas debe ser una prioridad, es aquí donde se inicia el trabajo exhaustivo de los miembros de la PMO, pues asegurar la correcta aplicación de estándares y ejecución de procedimientos.
• Portafolio: esta fase involucra seleccionar los proyectos de acuerdo a las estrategias, así como facilitar que se logren obtener los beneficios de los proyectos (que en algunos casos pueden durar años).
• Recursos: Una vez se cuenta con estándares, procedimientos y un equipo capacitado para la ejecución de proyectos, el siguiente paso es realizar los controles y mediciones de forma objetiva a los Gerentes de Proyectos, y el uso de herramientas tecnológicas que agilicen el trabajo colaborativo y brinden indicadores de los proyectos, programas y portafolios.

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